Stellenangebot Beschaffung und Facility Management bei der Donaukommission (Budapest)

Die Donaukommission (DK), eine internationale Organisation mit Sitz in Budapest, gibt bekannt, dass die Planstelle Beschaffung und Facility Management im Sekretariat zu besetzen ist. Das Auswahlverfahren wird im September 2022 stattfinden.

Aufgaben:

Sie arbeiten unter der Leitung des Stellvertreters des Generaldirektors für Verwaltungs- und Finanzangelegenheiten und kümmern sich um alle Aspekte der Instandhaltung der Diensträume der Donaukommission sowie die Vorbereitung der für die Durchführung von Sitzungen der Donaukommission erforderlichen Technik und den laufenden Betrieb des Sekretariats (Ausrüstung, Versorgung mit Materialien, Inventur, Dienstreisen der Funktionäre und Angestellten).

Wunschprofil:

Sie haben die Staatsbürgerschaft eines Donaulandes.
Sie haben gute Kenntnisse einer der offiziellen Sprachen der Kommission (Deutsch, Russisch, Französisch) und der ungarischen Sprache.
Sie haben zumindest ein Abschlusszeugnis einer entsprechenden technischen oder wirtschaftlichen Fachschule.
Sie verfügen über eine große Erfahrung im Bereich Facility-Management und im Bereich Einkauf sowie über eine hohe IT- und digitale Affinität und können u. a. mit modernen eTools umgehen.
Sie haben Kenntnisse der grundlegenden Buchhaltungs- und Finanzgrundsätze.
Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Wir bieten Ihnen:

einen unbefristeten Arbeitsvertrag,
ein internationales Arbeitsumfeld,
ein monatliches Grundgehalt von 2.252 Euro netto (brutto für ungarische Staatsbürger),
weitere Vorteile, die in den relevanten Regelungen der DK festgelegt sind.

Die aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen samt ausführlichem Lebenslauf, Motivationsschreiben und Kopien der Qualifikationsnachweise sind spätestens bis zum
9. September 2022 per E-Mail an die folgende Adresse zu übermitteln: secretariat@danubecommission.org .

BESCHAFFUNG UND FACILITY-MANAGEMENT
Tätigkeitsmerkmale

– Arbeitet unmittelbar unter der Leitung des Stellvertreters des Generaldirektors für
Verwaltungs- und Finanzangelegenheiten.
– Überwacht den Betrieb der Büroinfrastruktur sowie sämtlicher technischer
Anlagen des Gebäudes und sorgt für allfällige Reparatur- und
Renovierungsarbeiten.
– Überwacht den zuverlässigen Betrieb des Aufzugs, der elektrischen Beleuchtung,
der Telefonanlage und anderer technischer Einrichtungen sowie des
Heizungssystems im Gebäude der Donaukommission. Trifft Maßnahmen für deren
ordnungsgemäße Funktion.
– Ist verantwortlich für die zur Durchführung von Sitzungen der Donaukommission
erforderliche Technik, die Versorgung mit Büromaterialien sowie für Aufgaben
zur Unterstützung der Sitzungsteilnehmer.
– Sorgt für die ordnungsgemäße Pflege, Unversehrtheit und Erfassung des
Eigentums der Donaukommission; verwaltet die Instandhaltung von Geräten und
Betriebsmitteln, um Gesundheits- und Sicherheitsstandards zu erfüllen. Trägt
Verantwortung für den Brandschutz im Gebäude der Kommission.
– Übt die Dienstaufsicht über die Reinigungskräfte aus.
– Übernimmt organisatorische Aufgaben in Verbindung mit den Dienstreisen der
Funktionäre und Angestellten (Bestellung und Kauf von Fahrscheinen, Buchung
von Hotels, Besorgung von Visa usw.).
– Meldet dem Stellvertreter des Generaldirektors für Verwaltungs- und
Finanzangelegenheiten rechtzeitig den Bedarf an notwendigen Materialien,
Einrichtungsgegenständen, Arbeitskleidung usw.
– Führt unter der Leitung des Stellvertreters des Generaldirektors für Verwaltungs-
und Finanzangelegenheiten Beschaffungsverfahren in enger Zusammenarbeit mit
den Bedarfsträgern durch und sorgt für die ordnungsgemäße Dokumentation aller
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Beschaffungsvorgänge entsprechend den Beschaffungsrichtlinien der
Kommission.
– Unterstützt den Stellvertreters des Generaldirektors für Verwaltungs- und
Finanzangelegenheiten bei Verhandlungen mit Lieferanten, wickelt
Versicherungs- und Versorgungsverträge ab und sorgt für eine regelmäßige
Preiskontrolle (Angebotsvergleiche) der Güter und Dienstleistungen, die laufend
beschafft werden.
– Übernimmt auch andere Aufgaben, die sich aus der Tätigkeit des Sekretariats der
Donaukommission bzw. aus den Weisungen des Stellvertreters des
Generaldirektors für Verwaltungs- und Finanzangelegenheiten ergeben.
Qualifikation und Erfahrung
– Höhere oder mittlere Schulbildung bzw. Abschlusszeugnis einer entsprechenden
technischen oder wirtschaftlichen Fachschule.
– Nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung z.B. im Bereich Facility-
Management und im Bereich Einkauf.
– Gute Kenntnisse in MS-Excel und ERP-Systemen, versierter Umgang mit
modernen eTools.
– Hohe IT- und digitale Affinität.
– Kenntnisse der grundlegenden Buchhaltungs- und Finanzgrundsätze.
– Kenntnisse im Vertragsrecht und der rechtlichen Grundlagen.
– Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
– Gute Organisations- und Führungsfähigkeiten.
– Gute Beherrschung einer Amtssprache der Kommission sowie der Sprache des
Sitzlandes obligatorisch, gute Kenntnis der englischen Sprache oder einer anderen
Amtssprache der Kommission erwünscht.
– Staatsbürger eines Donaustaates.